遠距成常態 管理腦筋急轉彎 日本可視化管理 從現場風靡職場

能力雜誌 2021/06/04 15:15(50天前)



【文/李世暉 圖片提供/達志影像】


由於疫情升溫,封境封城、遠距教學、遠距辦公等,已快速地改變了人類的生活與工作方式。以日本為例,根據東京都的調查,2020年3月前只有24%的企業實施遠距辦公(居家辦公);但到了2021年2月時,數字上升至64%。其中,員工人數超過300人的企業,實施遠距辦公機制的比例更是高達8成。

尤其是遠距辦公,在日本面臨2大課題:一是如何維持工作的效率化;二是對職場環境變化的憂心。前者是指無紙化、無印章化的業務流程設計,以及事項討論與意見溝通平台能否順暢運作。針對此一課題,通常只要企業上層採取全公司一致的標準,就可以獲得相應的改善。後者則是指企業內部業務場域的管理課題,包括:工作環境、人際關係、業務內容與裁量權等,必須採取個別的對應方針。

遠距回不去 職場可視化閱讀空氣

事實上,目前困擾日本企業管理的課題,主要還是對職場環境變化的憂心。一般而言,日本企業的主管階層是透過量化與質性資訊來進行職場管理。

量化資訊是指包括:加班時數、業務目標等以數字呈現的資料,而質性資訊則是指主管透過「閱讀空氣」(察言觀色)所感受的職場氛圍。其中,如何蒐集與判讀質性資訊,是多數日本企業評價管理能力的重要指標。

長期以來,關注職場氛圍的日本主管,是透過職場或同僚聚餐的日常交談,觀察下屬的氣色與表情後,因應其工作狀況而給予指導、勉勵等不同的回應。而落實此一職場管理的權威,除了來自主管的年資、能力之外,也與實體辦公室的環境有關。例如:獨立的辦公室或較大辦公桌,都是管理權力「可視化」的設計,可協助主管有效進行職場管理。然而,在遠距辦公的制度下,職場環境的質性資訊不易蒐集,形成日本企業主管的管理困境。

另一方面,除了業務單位以業績評量之外,日本企業的多數部門採取質性評量的職務主義。業務支援、總務、會計等部門的企業員工,在工作領域獲得的成就感與滿足感,主要來自於上司的肯定與同僚的評價。在遠距辦公的職場環境下,面對面的溝通被電子郵件所替代,大大降低員工的成就感與滿足感。

面對遠距辦公下的職場環境變化,企業又該如何因應?簡單來說,就是要同時採取消極與積極的職場管理策略。消極的管理策略是指,與品質、成本、交期(Quality, Cost, Delivery, QCD)有關的業務,在遠距辦公的情況下,必須擬定「可視化」管理的機制。企業主管須善用專案管理軟體,將所管的業務計畫的品質、時程、費用轉為可視化的圖表,既可在團隊內部進行資訊共享,也可協助主管掌握專案進度。

溝通大丈夫 主管管理腦筋急轉彎

企業的積極管理策略是指,順勢調整傳統「由上至下」的垂直式管理思維,鼓勵企業員工組成小型的、互動頻繁的、具裁量權的「品管圈」(Quality Control Circle)。其中,管理階層掌控業務的實質目標,而員工則進行自發性的職場管理。

積極型的管理策略,除了可持續維持主管的管理權威之外,亦可達成下述2項重要的管理目標:以放寬業務權限、建立可視化成果,來激勵員工的工作士氣;以及透過可視化的資訊共享,消除企業內部因遠距辦公導致的溝通障礙。特別是富士通(Fujitsu)、NEC、日立(HITACHI)等員工人數眾多的大企業而言,在疫情的考量以及技術、成本皆可支援的情況下,多已採取遠距辦公。

重賞有勇企 軟硬兼施績效漲

與大企業相較,一般的日本中小企業,無論是實施的比例還是落實的程度,遠遠比不上大企業。然而,在日本政府的補助(如經產省的IT導入補助金)、人才的招聘(可遠距辦公的企業較受求職者青睞)、固定成本的節省(辦公室電費、員工交通費補貼)等考量下,日本中小企業也開始積極導入遠距辦公制度。

特別是固定成本的節省,對日本中小企業有著一定的吸引力。根據日本總務省的調查,採行遠距辦公的企業平均可節省43%的電費。若加上辦公室影印的碳粉、紙張費用,企業節省的成本非常可觀。此外,根據日本千葉縣勞動局的調查,對於交通費用津貼,大企業員工平均每月可獲得57,000日圓,中小企業員工平均每月可獲得42,000日圓的津貼。採用遠距辦公的企業,可省下一大筆員工交通費用津貼。

自疫情蔓延以來,已有許多日本中小企業實施遠距辦公而提高經營績效的成功例子。例如:位於東京都的SAI-BRAND,是一家成立10年的街道景觀工程中小企業,主要的營業項目包括:小型橋梁、河濱公園的設計與施工。疫情後,該公司立即於2020年4月安排設計、會計、營業等單位員工實施遠距辦公。

除了免費提供遠距辦公所需的硬體設備(如筆記型電腦、Wifi路由器等)外。為了彌補遠距辦公所衍生出的電費、網路費用支出,該公司提供員工每月5萬日圓的特別津貼。而在公司的全力支持下,包括請款單、估價單在內的大部分文件,皆可透過電子化處理,節省了文書往來的成本與時間。現場施工團隊則是透過日本中小企業專用的溝通視訊軟體Cybozu Office、Line、Zoom與同僚進行即時聯繫與共享資訊,更有效地掌控業務計畫的進度。

另一家中小企業則是位於日本岡山縣,創業至今超過百年的Work Smile Labo(原名「石井事務機Center」)。該公司在2016年就開始建置勞務管理、溝通平台、資訊安全等系統,逐步導入遠距辦公的制度。在有限的營運資金下,Work Smile Labo不斷地嘗試彙整各種不同的軟硬體設備,成功地將遠距辦公的成本降到每月6萬日圓。包括:差勤雲端管理系統(每月1萬日圓)、業務管理系統(每月1萬日圓)、視訊會議系統(每月1萬日圓),以及資訊安全系統(每月3萬日圓)。

在疫情期間,Work Smile Labo的女性員工可依據小孩的上下課,自行安排居家辦公的時間。在推動遠距辦公期間,該公司員工的加班時間減少了5成,但企業的營業額反而增加了5%,而利潤更是增加了15%以上。不僅提昇了企業的整體營收,也讓該公司成為岡山縣內求職者最想進的公司之一。

在可預見的未來,企業與疫情的共存,還會持續一段時間。因應疫情而急速擴大的遠距辦公,也將逐漸從暫時性措施轉變為制度性安排。對於日本的企業來說,未來生存的關鍵,除了市場之外,還有職場。這意味著,唯有順利適應與掌控遠距辦公職場環境的企業,才有更大的機會取得制度性的競爭優勢而成為最後的贏家。(本文作者為政治大學國際事務學院教授)


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