虛擬企業運作 適應危機管理

能力雜誌 2020/04/06 14:00(203天前)


【文/張寶誠】

新冠肺炎疫情持續延燒,各國確診病例數字不斷攀升,而難以預期的疫情更導致股市大跌、製造供應鏈被迫中斷、民生消費遭到重挫等全球性的恐慌。於是各國政府毅然決然採用取消航班、取消大型活動、要求民眾居家防疫等措施,作為降低災害影響的非常手段。

每一次天災斬斷企業動脈
反觀台灣企業,從近數十年來歷經1999年的921地震;2001年納莉風災;2001年美國911恐怖攻擊事件;2003年SARS病毒風暴;2013年H7N9禽流感;2018年中美貿易戰以及近期讓人人聞之色變的新冠肺炎疫情,每一次天災人禍都足以斬斷企業運作的主動脈。卻也讓企業更積極建立應變的機制,包括:危機的評估、預防偵測、危機演練、檢討分析、修正步驟,以厚植解決危機的能力。

從這次疫情中,儘管餐飲、零售等民生消費產業,因民眾擔憂病毒而減少出外消費的次數,但相較於SARS時期,業者仍然透過網路平台、外送物流等不接觸的服務,安撫民眾刺激其消費意願,以降低損失。

進而更凸顯出企業領導者面對不可預期的天災人禍,已由反應機制(被動)、預應機制(主動),朝向適應機制(自動)方向蓄積能量,做到建立危機管理的「標準作業流程」(SOP),更能因應各種變化情境加以靈活調度,化危機為轉機。就以近來口罩、酒精等防疫物品缺貨導致民眾不易購買的情境,在此同時,似未聽聞哪家企業也加入叫急的行列,由此印證企業歷經上述情事,早已未雨綢繆列為日常管理事項。

傳染性疾病 未來10年大風險
經驗告訴我們,處在不可預期及不特定的變動環境中,沒有制度、章法遇事最容易慌亂。如何蓄積關鍵時刻的決斷力與組織動員力,全視平時是否扎實地擬定具體的危機管理應變計畫,並據以進行實地的演練。然而,筆者相信仍然會有企業不知或不會建構軟、硬體設備以及人員訓練,謹提供建議措施,以供企業作為參考。

根據世界經濟論壇(WEF)公佈的「2020年全球風險報告」(Global Risk Report 2020)報告指出,未來10年之內令人擔憂的風險之一就是「傳染性疾病」。顯見在全球化交通便利下,導致疫病無國界,抗諸如新冠肺炎等傳染病可能是永無終止的一日。

企業平日可啟動自主性健康管理模式。例如:在辦公場域加裝「智能體溫感測器」,自動監控員工、訪客的體溫變化,若發現個員異常時,予以請假就醫;遇到外部地區爆發疫情,則彙集如衛福部疾病管制署的疫情資訊,透過e-mail、LINE群組、簡訊等工具傳遞防疫宣導訊息給員工,以協助掌握最新風險訊息,並提高防疫的警覺意識。

虛擬企業降低影響
另外,企業平日應建構結合知識管理平台(KM)及資訊系統的「行動辦公室」(Mobile Office),功能應該涵蓋e-mail、差勤、視訊會議;顧客資料庫、專案管理、電子表單;財務管理、人資管理、輔導智庫、部門社群等,且充分融入員工的工作及生活中。一旦疫情爆發或蔓延,可以立即啟動「虛擬企業」(Virtual Enterprise)營運模式,將影響減至最低的程度。

不過,虛擬企業營運模式並非一蹴可幾,有賴企業由辦公室自動化(OA)、資訊管理系統(MIS)、企業資源規劃(ERP)、供應鏈管理(SCM)、顧客管理(CRM)、知識管理(KM)、企業整合(EI)……,一步一步的升級。同時,更不能忽略針對個人或企業整體添購的防護基本設備器材與物品,進行定期演習使用以及安全庫存盤點等小環節,確保企業運作不受影響。

危機從來不會絕跡,有效的預應之道就是反覆確認危機管理計畫,是否滴水不漏,是否第一時間可全面性進行危機總動員,盡最大的努力,迎向不可預期的危機。<b>(本文作者為中國生產力中心總經理)</b>

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