自由與績效的兩難 回不去了遠距辦公

能力雜誌 2020/10/06 14:30(56天前)



乍看之下,遠距辦公是企業不得已的妥協之道,然而卻有7成以上的美國企業打算讓它成為新的標準工作模式。到底遠距辦公具備哪些吸引力,讓企業與員工都趨之若鶩?

 

文/周尚勤 圖片提供/達志影像、東方IC

 

新冠肺炎(COVID-19)疫情爆發,改變了人類的生活形態,部分措施更是「回不去了」,譬如最具革命性的職場實驗:遠距辦公(Work Remotely/Working From Home, WFH)。

永遠不進公司的工作

隨著時間推進,在各國城市為振興經濟陸續解封之際,這場號稱有史以來全球最大規模的工作實驗,並未因此出現停止的跡象。根據調研機構顧能(Gartner)在6月針對127家企業所做的調查,82%的美國企業主打算在員工重返工作場所後,仍然讓員工保有部分時間採用遠距辦公的混合工作模式,更有近半的業者表示,正計畫從今以後可以讓員工完全改成遠距辦公,不必再進辦公室。

以Google為例,它在3月即開始讓員工改為在家遠距辦公,雖然隨著疫情趨緩,Google各地的辦公室也陸續重新開放,但這家科技巨擘仍將員工可自由選擇進辦公室,或要待在家工作的期間延長到2021年7月,《華爾街日報》(The Wall Street Journal)指出,此舉將影響全球20萬名全職與約聘員工。不只Google,Facebook也同意員工改用遠距辦公,還提供額外津貼讓員工添購所需的設備。Twitter更是豪氣的在5月宣佈,只要員工願意,甚至可以永遠不必進公司。

這個現象不只發生在相對開放的歐美國家,在深受疫情影響的日本,富士通(Fujitsu) 為因應新常態(New Normal)的到來,宣佈將針對旗下8千名員工的工作模式進行調整,將現行的組織營運轉變為工時更有彈性、更具制度化的遠距辦公模式,員工可自由選擇要在哪裡工作。遠距辦公運作流程上軌道後,富士通也預測,截至2022財會年度,其在日本的辦公室樓板面積將大幅降低為50%,也為公司節省下相關的支出。隨著遠距辦公變成工作新潮流,企業也不再需要原先那麼大的辦公空間,KPMG在8月發佈的一項調查就顯示,68%的大企業執行長,正計畫縮減辦公室面積。

遠距辦公將變永久日常

紐約石溪大學新聞學院客座教授、曾任紐約市首席數位官(Chief Digital Officer, CDO)的Sree Sreenivasan對此做出評論,他認為富士通的聲明揭示了疫情對人類工作環境長期、深遠的影響,「我們對辦公室和工作的認知正在被顛覆,成千上萬的雇主和員工都在學習新常態的利與弊。」

根據諮詢公司Gallup的統計也不難發現,來到後疫情時代,即使可回歸如同往常的實體辦公模式,然而企業卻不見得打算回到舊有的「常軌」,預期要在企業內導入遠距辦公的比率反而更高。

這些企業為何寧可放棄原有的穩定運作形態,也要保持遠距辦公這項在疫情混亂時代不得不的「權宜之計」?事實上,若要探究企業對遠距辦公的看重,要自遠距辦公的發展過程說起。這種工作型態雖因疫情而蓬勃,卻並非因為本次疫情才開始萌芽。例如:IBM在1995年即引進遠距辦公,麥肯錫(McKinsey)、Intel、eBay等國際級企業,早已行之有年。

根據財經網站Quartz分析美國普查局(United States Census Bureau)的統計資料後,就發現美國實施遠距辦公的占比於近20年來幾乎年年攀升。財經媒體《富比世》(Forbes)同樣觀察到這項趨勢,而在疫情影響下,又再帶動了遠距辦公的占比急速上升,目前已有1/3的美國勞工可採用遠距辦公繼續工作,《富比世》為此做出評論:「在家工作,現在是件大事了。(Working From Home:It's Now A Thing)」

換言之,遠距辦公的火苗其實早已悄悄燃起,而疫情恐怕只是擔任助攻,並確立這股潮流大爆發的最佳催化劑。

ZOOM獲利大漲10倍

當談到這股遠距辦公趨勢的最佳見證者,能在零接觸下順暢溝通的會議軟體就成了熱潮的受惠對象。以總部位於美國加州、提供遠端會議軟體服務的ZOOM為例,今年第2季營收暴增350%以上,獲利飛漲將近10倍之多,同時,ZOOM的股價也在疫情帶來的衝擊中屢次創下新高,日用戶更高達3億之譜。

截至7月底,ZOOM這家成立不到10年的科技公司,其企業客戶中,屬於擁有10位以上員工的規模者,就達37萬家,且成長速度也相當驚人,年增將近460%。若以地區營收來看,ZOOM在亞太地區、歐洲、中東與非洲的總收入更成長600%,占該公司營收比達1/3,來自美洲的收入也增加近300%。

不單是ZOOM獲利滿滿,爆紅的會議軟體還包括了中國阿里巴巴旗下的釘釘、騰訊旗下的企業微信。據釘釘統計,在中國,光是疫情爆發初期的2月,就有1,000萬企業、約2億人進行遠距辦公。BBC中文網也觀察到,企業微信在疫情期間的用戶數達到2.5億,其後再推出名為騰訊會議的協作平台,上線2個月就收穫破千萬的日活躍用戶。

科技巨頭Microsoft自然也不落於人後,在2017年Microsoft就已推出通訊協作軟體Microsoft Teams,這套軟體更在防疫期間大放異彩。Microsoft 365執行副總裁Jared Spataro表示,在3月中,就創下單日27億分鐘的會議通話時間、增加200%的紀錄。當時間再來到4月底,該服務已擁有7,500萬每日活躍用戶,比起1個半月前一口氣增加逾3千萬用戶。

仔細分析會議軟體劇烈成長背後的意義,在Microsoft發佈的《工作趨勢指南》(Remote Work Trend Report:Meetings)報告中,便發現一個人每天第一次與最後一次使用Teams的時間增加了1個多小時,但這並非代表人們每天要工作更長的時間,反而是根據個人的產能與效率,可以彈性選擇更適合的工作時段。

98%員工愛遠距+彈性

富有彈性─這剛好正是遠距辦公浪潮能維持不退的一大原因。世界經濟論壇(World Economic Forum, WEF)指出,高達98%受訪者表示,希望在職涯裡有「遠距辦公」這個選項。「能保有彈性」是受雇者們看重的主因,能靈活的支配時間、在任何地點都能工作、省去上下班通勤時間,在在組合成吸引現代工作者的強烈誘因。

《富比世》(Forbes)報導指出,以美國為例,一般員工每年得花225個小時在通勤,而COVID-19疫情正大大地改變了人們的通勤網絡,光在紐約,地鐵和公車的通勤人次大幅降低。在5月,另一個倚重公路運輸上下班的城市:芝加哥,運量更急劇下滑55%。

遠距辦公不只對受雇者充滿吸引力,對企業來說也能從中取得優勢。《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)指出,首先,企業更有機會招募分散在各地的優秀人才,想像一下:無論你的公司開在哪裡,都能有矽谷工程師加入行列,或是聘請位在英國倫敦的金融人才。此外,省去受雇者的通勤時間,對企業主也是一大福音。根據估計,遠距辦公可使員工每年節省2850個工作日。一位銷售主管舉例:「與其為了一場會議,開3小時的車到客戶那裡,(遠距辦公)倒可以讓我開5次會、或創造5倍的銷售。」

當然,無論企業或員工,想要徹底享有遠距辦公帶來的便利,在導入前需要綜合更多面向的評估,以及準備充足的配套措施,才能發揮最大的效益。

 

【完整內容請見《能力雜誌》2020年10月號,非經同意不得轉載、刊登】

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