視訊出席、線上投票 視訊新制上路 數位股東會時代來臨

能力雜誌 2022/04/11 15:00(130天前)



1. 2010年美國德拉瓦州即允許該州公司可進行純虛擬的視訊股東會(VSM),或結合實體與虛擬的混合型(Hybrid)股東會,奠定視訊股東會的法律基礎,也成為美國其他州與世界各國立法的典範。

2. 若有選舉、解任董監、讓與或受讓重要財產、解散、合併、分割或併購等重大議案,及公開發行公司沒有委託股代辦理股務之情況,均不得召開純視訊股東會。

3. 因應疫情,《公司法》全盤修正後,有助提昇台灣整體公司治理水平、股東權益保障與企業追求ESG的目標。


【文/馮震宇 圖片提供/達志影像】


在新冠肺炎(COVID-19)的推波助瀾之下,一些新科技如疫苗之mRNA技術,獲得了快速的採行。但除了科技領域之外,在制度方面也出現快速的變化。其中又以攸關公司經營的視訊股東會(又稱虛擬股東會Virtual Shareholders Meeting, VSM),迅速的在全球各國獲得廣泛採行成為最佳例證。面對此種趨勢,台灣不僅在半年內完成相關修法與平台建置,更加碼對採行新制的公司在公司治理評鑑中「加總分1分」,凸顯政府對此新制與數位股東會的重視。

線上股東會 兼顧ESG與問責需求

視訊股東會其實並不是一個全新的概念,早在2010年美國德拉瓦州就修改《公司法》,打破過去之陳規,首開先河准許德拉瓦州的公司在召開股東會時,得採行遠距通訊方式。而德拉瓦州《公司法》所稱的遠距通訊方式,不但包括現在通稱的純虛擬的視訊股東會(VSM),也包括結合實體與虛擬的混合型(Hybrid)股東會。而這項變革,不但奠定視訊股東會的法律基礎,也成為美國其他各州與世界各國立法的典範。

雖然德拉瓦州首開先河且美國其他州陸續跟進,以至2020年美國絕大多數的州均准許公司得召開純視訊股東會或是混合型股東會(只有2個州仍要求要召開實體股東會),但是企業界卻並未積極採行,且對機構法人在股東會投票提供諮詢建議的2家國際知名公司ISS與Glass Lewis,則基於對股東權益的考量,對VSM或混合型股東會持否定的態度,這也導致雖然法源已備,但各公司仍以實體股東會為主。

不過隨著新冠病毒席捲全球,各國紛紛被迫採取各種鎖國或封城措施之後,在這種特殊的情況之下VSM成為不得不的選擇,這也促使各國政府紛紛修法准許VSM,而各國股務服務業者也推出各種VSM服務與平台。

除了疫情帶來的影響外,視訊股東會最重要的優點在於打破地域的藩籬,為股東提供線上參與股東會的機會與管道。這也意味著股東們無論身在何處都可以有機會參加。而透過線上參加不但可為所有人節省時間和金錢,更能減少公司的碳足跡,達成公司推動ESG的承諾。

其次,透過當下網路科技的運用,視訊股東會還可以讓線上參加的股東進行提問或傳遞信息,確保股東能有效地對董事會問責。更重要的,就是運用數位技術進行投票以取代紙本投票,意味著投票過程與結果都能更加透明,更可即時向所有股東顯示投票的結果,還可更周延且完整的保存相關資料。

也因為VSM有此等優點,因此雖然歐美已然陸續解封,但仍有越來越多的公司積極採行。就以國際間較知名之投票服務平台Broadridge Financial Solutions, Inc.為例,在疫情前採用的公司只有約300家,但是在2020年的股東會季節中,就暴增6倍達到1,858家(其中98%選擇純視訊股東會,97%的公司選擇提供線上提問服務);而到2021年,採用VSM的公司更增加到約2,400家;另一家國際VSM服務平台Lumi在2020年也在28個國家提供1,200家發行公司VSM的服務。目前,已有90%的S&P 500的公司都已經採行VSM以便利股東參加股東會並進行投票。

更值得注意的,就是ISS與Glass Lewis也開始改變態度了。從2021年開始,ISS的政策已經改為:若公司提案以電子方式召開股東會,只要這些提案不排除實體的會議,ISS就會支持該提案。ISS指出,快速發展的技術可提供一種與面對面會議類似的虛擬會議體驗,但仍鼓勵公司揭露舉行純視訊會議的情況,並保障股東保有與參加實體股東會類似的權利和機會。

而傳統上不贊成純視訊股東會的Glass Lewis也在2021年發佈了更新的指引,明確表示將支持公司促進股東的虛擬參與,並期望公司能在股東會召集通知中充分揭露股東以視訊方式參加股東會的相關問題,包括股東在視訊股東會提問的權利與程序,公司如何答覆以及有關視訊股東會的技術支援與股東如何利用等問題。也因此唯有在公司採行視訊股東會但是卻未提供股東相關的訊息時,Glass Lewis才會建議機構法人投下反對票。

三級警戒震撼全台 加緊擁抱VSM腳步

就台灣而言,原本政府對視訊股東會採取觀望態度,也因此《公司法》在2015年與2018年修正時,雖然開放了視訊股東會,但是僅准許閉鎖型公司(《公司法》第356-8條)與非公開發行公司(第172-2條)得在公司章程有明文規定時,以視訊會議或其他經中央主管機關公告之方式召開股東會。甚至在2018年修正時,還特別在第172-2條第三項中明文排除公開發行公司(主要是上市櫃與興櫃公司)召開視訊股東會的可能性。而排除的理由則為考量公開發行股票之公司股東人數眾多,且視訊會議尚有股東身分認證、視訊斷訊之處理、同步計票技術之可行性等相關疑慮,執行面尚有困難。

也因此雖然台灣《公司法》已承認視訊股東會,但是卻因為法規的種種限制,以至於未能全面的適用。而此種情形也引起亞洲公司治理協會(ACGA)的關切。ACGA在其2020年亞洲公司治理評鑑(CG Watch 2020)中,就以亞太區其他國家已運用新科技舉辦視訊股東會為由,質疑台灣的公司治理成效,並呼籲台灣應儘速推動混合型或純視訊股東常會,以提昇台灣整體公司治理績效。

而政府對視訊股東會態度的改變,則是在新冠肺炎疫情於2021年升溫至三級警戒後。面對防疫之需,政府轉而採行積極的態度擁抱視訊股東會。也因此在金管會於2021年5月20日公告所有公開發行公司股東會暫停,並延至7月至8月間召開後,隨即於6月29日公告「因應疫情公開發行公司股東會延期召開相關措施」,也責成台灣集保結算所展開研究,進而訂定「公開發行公司召開實體股東會並以視訊輔助作業指引」,開始試行視訊輔助股東會(也就是混合型股東會)。為此金管會特別公告在採用集保結算所提供之視訊會議平台前提下,開放符合一定條件之公開發行公司得採用實體輔以視訊之方式召開股東會。在此試行機制下,共有17家上市櫃公司在2021年使用集保平台辦理視訊輔助股東會,且視訊平台運作狀況良好,克服了以往對視訊股東會技術上的相關疑慮。

而為徹底完備視訊股東會的制度,並回應各界放寬以視訊召開股東會之聲浪,政府各部門也採分進合擊的策略,由經濟部負責《公司法》的修正,並由金管會配合《公司法》修正修改配套措施(如修改股務處理準則與股東會議事規則),並由集保結算所負責平台建置,以一併解決臨時動議/原議案修正、委託書受託人/徵求人、以及已採電子投票之股東無法參加股東會等問題。

純視訊股東會4月上路 須先確認4限制

由於疫情反覆,為避免再次發生因疫情升級影響股東會的召開,行政院首先在2021年11月4日通過《公司法》第172-2、356-8條條文修正草案,立法院隨後也於12月14日三讀通過,奠定了我國視訊股東會的法源基礎。

根據修正後的條文:「公司章程得訂明股東會開會時,以視訊會議或其他經中央主管機關公告之方式為之。但因天災、事變或其他不可抗力情事,中央主管機關得公告公司於一定期間內,得不經章程訂明,以視訊會議或其公告之方式開會。股東會開會時,如以視訊會議為之,其股東以視訊參與會議者,視為親自出席。」也就是說,包括公開發行公司在內的所有公司均得採「純視訊」(VSM)或「視訊搭配實體股東會(混合型)」的方式召開股東會。

配合《公司法》第172-2條第三項之規定,也就是「前二項規定,於公開發行股票之公司,應符合之條件、作業程序及其他應遵行事項,證券主管機關另有規定者,從其規定」,金管會也迅速完成相關配套,並於2022年3月4日公告修正「公開發行股票公司股務處理準則」部分條文及「公開發行公司股東會議事手冊應行記載及遵行事項辦法」,此外台灣證券交易所也配合完成「○○股份有限公司股東會議事規則」參考範例之修正,以規範公開發行公司採行視訊股東會之條件、作業程序及其他應遵行事項等。由於相關配套均在3月正式通過,因此所有公開發行公司在5月開展的股東會季節就可以用修改章程的方式決定是否採行。

至於集保結算所,配合法令修正已完成「股東會視訊會議平台」之建置,並將於4月起提供我國公司用於召開視訊輔助股東會(混合型)或視訊股東會(純視訊),使公司得以進入以視訊方式召開股東會的數位新紀元。

不過國內公司若要採行視訊股東會,首先要決定選擇哪一種類型,也就是:

1.視訊輔助股東會(混合型),亦即公司召開實體股東會並以視訊輔助,而股東得選擇以實體或視訊方式參加;

2.視訊股東會(純視訊),即公司不召開實體股東會,僅以視訊會議方式召開,而股東僅得以視訊參加。

值得注意的,就是相對於國外對視訊股東會限制較少,我國新制對視訊股東會則有一定的限制。例如:選擇混合型的公司須符合下列3個條件:1.無選舉議案或無超額改選之選舉議案;2.無解任董監議案;3.公開發行公司應委託股代。一旦決定,公司就要以章程載明並經董事會決議及股東會特別決議方可生效。若公司對此有疑慮,主管機關也特別訂定1年之過渡規定,也就是到2023年3月前公司未修改章程載明者,得經董事會特別決議召開混合型股東會;但在過渡期間後,就一定要修改公司章程後才可召開。

至於純視訊股東會,由於對股東權益保障仍有疑義,因此限制也較為嚴格。原則上,若有下列情事之一的公司,都不能選擇召開純視訊股東會:1.有選舉議案;2.有解任董監議案;3.公開發行公司沒有委託股代辦理股務;4.有讓與或受讓重要財產、解散、合併、分割或併購等重大議案。同樣的,選擇純視訊的公司也要修改公司章程,並經董事會決議及股東會特別決議通過後方可採行。

鼓勵轉型數位股東會 公司治理評鑑+1分

不過我國和其他國家要求不同之處,就在於若公司並未修改章程採視訊股東會,但台灣發生天災、事變及其他不可抗力情事,這時若經濟部公告公司得於一定期間不經章程訂明即可召開視訊股東會者,也可以根據經濟部公告召開。

惟不論決定採哪一種方式,發行公司都要採行下列之因應措施:

1.於停止過戶日前12個營業日公告股東會召開日期、地點、召開方式;

2.股東會的召集通知中載明股東參與及行使權利之方法,發生斷訊處理方式及延期或續行集會之日期、地點、出席股數及表決權之計算方式,以及提供數位落差股東之替代措施(僅限於純視訊);

3.符合即時揭露之要求,包括在股東會之前揭露徵求人徵得之股數及受託代理人代理之股數、股東以書面或電子方式出席之股數;在股東會前與會中揭露股東出席權數、以及在會後揭露議案表決及選舉結果。

至於投開票方面,則規定採包裹投票,一次性計票原則。應注意的,就是公司若決定採純視訊方式,則主席及紀錄人員「應在國內之同一地點」。此外,公司對於會議資料及會議全程均應錄音錄影並永久保存,且應在股東會結束7日內將會議錄音錄影提供集保結算所保存。

另外,由於《公司法》已經明文規定,以視訊方式參與股東會者,視為親自出席。為便於公司辦理股東會,故新制要求欲以視訊方式參加股東會之股東應於股東會開會2日前,向公司登記;只有完成登記的股東,才能在股東開會當日線上報到後,列入股東會出席表決權數,並得觀看直播、提問、投票、提出臨時動議或原議案修正,這些權利均與親自出席實體股東會相同。相反的,若股東登記後想改採實體出席,也應於開會2日前撤銷登記。

在股東會當日,股東可以於開會前30分鐘以電腦、手機或平板透過集保平台報到。在會議中股東若想線上提問,可透過視訊會議平台輸入各項議案之提問內容,每議案提問不得超過2次,每次不得超過200字。至於最重要的投票,線上參加的股東可在主席宣佈會議開始後就進行線上投票,直到主席宣佈投票截止。由於是採線上投票與電子計票,因此公司應於投票結束後,宣讀議案表決結果及選舉結果。

而為保障股東權益,並避免因為斷訊所引發的紛爭,因此新制特別規定公司應於股東會召集通知中載明發生斷訊之處理方式及延期或續行集會之日期等事宜,並要求於股東會議事錄中亦應記載發生通訊障礙時之處理方式及處理情形。若真發生斷訊,公司應於5日內延期或續行集會。應注意的,就是若以視訊輔助方式召開股東會,扣除以視訊方式出席股東會之出席股數後,親自出席股份總數仍達股東會開會法定定額者,則股東會仍得繼續進行,無須延期或續行集會。

過往,雖然《公司法》早就准許視訊股東會,但由於限制過嚴反而無法發揮。此次因應疫情的全盤修正,不但完善了視訊股東會的法源與配套措施,也使台灣進入了數位股東會時代,不但有助於提昇台灣整體公司治理的水平,也有助於股東權益之保障與企業追求ESG的目標。更重要的,就是主管機關還對選擇「視訊輔助股東會」的公司給予1枚彩蛋,也就是該公司在公司治理評鑑可增加總分1分。有了這個彩蛋,更值得台灣公司在今年的股東會季節來臨前仔細評估是否要採行以及採行哪一種視訊股東會。(本文作者為政治大學法律系教授)

【完整內容請見《能力雜誌》2022年4月號,非經同意不得轉載、刊登】

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